Soyez prêts pour un contrôle URSSAF : quelles sont les dernières tendances ?

La gestion des activités sociales et culturelles est bien souvent la partie des attributions d’un CE pour laquelle il y a le plus de volontaires. Elle demande toutefois d’être très vigilant sur le respect des recommandations URSSAF, souvent méconnues. En effet, c’est bien souvent grâce à la bonne volonté des élus que ces activités sont organisées et la question des avantages en nature est régulièrement éludée.

Il est essentiel que vous respectiez les recommandations revues annuellement dans la lettre ACCOSS, disponible sur le site de l’URSSAF. Cette lettre précise pour l’ensemble des activités lesquelles sont soumises ou non à cotisations sociales, et sous quelle limite.

La valeur des bons d’achats, par exemple, doit être inférieure à 161 € par événement prévu et autorisé en 2016 ; n’oubliez pas que la fête du printemps ou du personnel n’est pas l’un des évènements définis..

Ces évènements sont les suivants : la naissance ou l’adoption, le mariage ou le Pacs, la retraite, la fête des mères et des pères, la Sainte Catherine et la Saint Nicolas, Noël pour les salariés et les enfants jusqu’à 16 ans révolus dans l’année civile, la rentrée scolaire pour les salariés ayant des enfants ayant moins de 26 ans dans l’année d’attribution du bon d’achat (sous réserve de la justification du suivi de scolarité).

Attention, ce montant est révisé annuellement en janvier ; il correspond à 5% du plafond mensuel de la sécurité sociale.

Néanmoins, un peu comme dans la haute couture, nous avons observé certaines tendances récurrentes dans les contrôles qui vous obligent à davantage de rigueur.

Les chèques vacances

Les CE aident souvent les salariés dans l’acquisition de chèques vacances, sans participation de l’employeur.

Le CE doit être en capacité de fournir les listes d’émargement de ces chèques vacances sur l’ensemble de la période couverte par le contrôle. Le contrôleur s’assurera ainsi du caractère collectif de l’opération.

Soyez également vigilants quant aux modalités d’attribution. En effet, les collèges d’appartenance des salariés et tout élément lié au statut du salarié dans l’entreprise (appartenance à une catégorie professionnelle, durée du travail, ancienneté..) sont considérés comme discriminatoires et comme des critères de modulation professionnels. Ils font donc perdre à l’attribution des chèques vacances leur caractère d’activité sociale et culturelle et conduisent à les requalifier en complément de rémunération. Leur montant sera donc réintégré dans l’assiette de cotisations sociales.

Les frais professionnels

Pour les dépenses de restaurant et frais kilométriques engagés par le CE, veillez à préciser systématiquement l’identité des bénéficiaires, ainsi que l’objet afin de justifier leur caractère professionnel. Le contrôleur pourra également être sensible à l’attribution de titres restaurant aux salariés qui ne peuvent se cumuler au financement des repas par le CE.

Les bons d’achat et cadeaux en nature

Les bons d’achats et cadeaux en nature alloués aux salariés doivent tous faire l’objet de listes d’émargement. A défaut, le contrôleur ne pourra pas s’assurer du caractère collectif et non discriminatoire de la distribution. Il en va donc ainsi pour chaque activité ouvrant droit à distribution et sur l’ensemble des années susceptibles d’être contrôlées. A défaut, toutes ces opérations pourront être réintégrées dans l’assiette des cotisations.

Au vu des nouvelles obligations comptables et des renforcements des contrôles URSSAF, nous ne pouvons que vous inciter à davantage de rigueur dans la mise en place de procédures, à des fins de transparence et de sécurité.

Nous vous rappelons que le CE n’est pas directement redevable des charges sociales liées aux prestations qu’il verse ; ce sont l’employeur et le salarié (via un prélèvement opéré par l’employeur sur son salaire) qui doivent les verser. Compte tenu des complications que cela génère, nous vous invitons à privilégier les activités non soumises à cotisations.